Die Reform ändert den Weg der Rechnung, nicht nur ihr Format.

Wer ab wann was muss

Zuerst greift die Empfangspflicht: Sie gilt für alle schon 2026. Eine Tochtergesellschaft, die ihre eigenen Rechnungen erst 2027 elektronisch ausstellen muss, ist damit ein Jahr früher an der Reihe – das ist die Frist, die am häufigsten zu spät entdeckt wird.

E-Rechnung oder „e-reporting“?

Welche Pflicht greift, hängt vom Geschäftspartner und von der Art des Umsatzes ab. Beide Wege bestehen nebeneinander und überschneiden sich nicht.

• Elektronische RechnungSie betrifft Lieferungen und sonstige Leistungen zwischen Unternehmen, die in Frankreich ansässig und dort umsatzsteuerpflichtig sind, sofern der Umsatz der französischen Umsatzsteuer und den französischen Rechnungsregeln unterliegt.
• „E-reporting“Es betrifft Umsätze, für die im französischen B2B-Kreislauf keine elektronische Rechnung ausgestellt wird: Verkäufe an Privatpersonen und andere Nichtunternehmer, bestimmte Umsätze mit im Ausland ansässigen Unternehmen und gegebenenfalls die zugehörigen Zahlungsdaten.
• Außerhalb des AnwendungsbereichsBestimmte umsatzsteuerfreie und zugleich von der Rechnungspflicht befreite Umsätze bleiben außen vor – unter anderem im Gesundheitswesen, im Bildungsbereich, bei Finanzdienstleistungen und Versicherungen.

Das „e-reporting“ erfolgt nicht zwingend Rechnung für Rechnung: Die Daten gehen über die zugelassene Plattform an die Finanzverwaltung, in dem für das Unternehmen geltenden Rhythmus.

Die Zahlungsdaten

Bei bestimmten Dienstleistungen ist zusätzlich der tatsächliche Zahlungseingang zu melden. Das gilt, wenn die Umsatzsteuer erst mit der Vereinnahmung entsteht und das Unternehmen nicht zur Besteuerung nach vereinbarten Entgelten optiert hat, sofern der Umsatz nicht der Umkehr der Steuerschuldnerschaft unterliegt.

Zu melden sind unter anderem das Datum und der Betrag der Vereinnahmung. Bezieht sich die Zahlung auf eine elektronische Rechnung, werden diese Angaben über den Status „Encaissée“ ergänzt und von der Plattform übermittelt. Der Zeitplan folgt dem des „e-reporting“.

Die zugelassene Plattform

Ausstellung und Empfang laufen über einen von der französischen Finanzverwaltung registrierten Betreiber. Die derzeit amtliche Bezeichnung lautet „plateforme agréée“; „plateforme de dématérialisation partenaire“, abgekürzt „PDP“, war zuvor gebräuchlich.

• Die Wahl ist freiLieferant und Kunde müssen nicht dieselbe Plattform nutzen – die zugelassenen Plattformen sind untereinander betriebsfähig. Ein Unternehmen kann auch mehrere wählen.
• Der Anschluss braucht VorlaufAlle Unternehmen, die der Empfangspflicht unterliegen, müssen zum 1. September 2026 empfangen können. Auswahl und Anschluss entscheiden sich deshalb deutlich vorher.
• Der Softwarehersteller muss mitziehenZu klären ist, ob die Fakturierungslösung oder das ERP-System die geforderten strukturierten Daten erzeugt und ob es bereits an eine zugelassene Plattform angebunden ist.

Die neuen Pflichtangaben

Die bisherigen Pflichtangaben bleiben. Vier Angaben treten hinzu:

• die SIREN-Nummer des Kunden;
• die Art des Umsatzes – Lieferung, sonstige Leistung oder beides;
• gegebenenfalls der Hinweis auf die Option zur Besteuerung nach vereinbarten Entgelten;
• die vollständige Lieferanschrift, wenn sie von der Rechnungsanschrift abweicht.

Die Plattform entnimmt der Rechnung die erforderlichen Daten und übermittelt sie: Der Aussteller muss dieselben Rechnungsdaten grundsätzlich kein zweites Mal melden.

Zurückweisung und Ablehnung sind zweierlei

Die beiden Begriffe bezeichnen verschiedene Vorgänge, und die richtige Reaktion ist jeweils eine andere.

• Die Zurückweisung kommt von einer PlattformDie Plattform des Ausstellers oder des Empfängers nimmt die Rechnung aus technischen oder formalen Gründen nicht an: unzulässiges Format, fehlende oder widersprüchliche Pflichtangaben, Abweichung zwischen Netto, Umsatzsteuer und Bruttobetrag, Fehler beim Weiterleiten oder bei der Identifikation.
• Die Ablehnung kommt vom EmpfängerSie ist zu begründen und hat nichts mit Technik zu tun. Als endgültige Ablehnung ist sie vor allem vorgesehen, wenn die Rechnung an den falschen Empfänger ging.
• Der inhaltliche Streit ist weder das eine noch das andereStimmt die Rechnung nicht mit Angebot, Vertrag, Bestellung oder erbrachter Leistung überein, sind die dafür vorgesehenen Zwischenstände für Bearbeitung und Beanstandung zu nutzen. Der Streit selbst wird außerhalb des technischen Weges geklärt, nach den üblichen vertraglichen Verfahren.

Nach einer Zurückweisung sind Ursache zu ermitteln, Fehler zu beheben und die Rechnung erneut elektronisch zu übermitteln. Die Art der Korrektur entscheidet, ob die Rechnungsnummer erhalten bleibt oder eine berichtigte Rechnung mit neuer Nummer nötig wird: bloße Übermittlungsstörung oder geänderte Rechnungsdaten. Eine über einen anderen Kanal versandte Kopie bleibt eine Information und ersetzt die Plattformübermittlung nicht. Fehler, Korrekturen und erneute Übermittlungen gehören nachvollziehbar dokumentiert.

Woran es tatsächlich hängt

Der technische Anschluss ist nur ein Teil des Vorhabens. Fünf Punkte kommen regelmäßig wieder.

• Lückenhafte StammdatenOhne korrekte SIREN-Nummer, Umsatzsteuernummer und Anschriften lassen sich Rechnungen weder verarbeiten noch zustellen.
• Unpassende SoftwareFakturierungssoftware, ERP-System oder Kassensystem müssen die strukturierten Daten erzeugen und an eine zugelassene Plattform übergeben können.
• Falsche steuerliche EinordnungAuslandsumsätze, Fälle der Steuerschuldumkehr, steuerfreie Umsätze und Leistungen an Privatpersonen müssen richtig auf E-Rechnung und „e-reporting“ verteilt werden.
• Folgen für die LiquiditätNicht regelkonforme Rechnungen führen zu Zurückweisungen, Rückfragen und Zahlungsverzögerungen. Das Thema ist damit auch ein betriebliches und finanzielles.
• Abstimmung im KonzernSind ERP, Shared-Service-Center oder Fakturierung zentralisiert, müssen sich die französischen Anforderungen in die Konzernprozesse einfügen.

Zusammenarbeit

Die Bestandsaufnahme in vier Schritten.

1. 1Den Umfang bestimmenWelche Gesellschaften, Niederlassungen, Umsatzsteuerregistrierungen und Umsätze sind betroffen? Hier entscheidet sich auch die Frage der Betriebsstätte im umsatzsteuerlichen Sinn.
2. 2Daten und Systeme prüfenSind SIREN-Nummern, Umsatzsteuerdaten, Umsatzarten, Steuerschlüssel und Rechnungspositionen vorhanden und vollständig?
3. 3Plattform und Schnittstellen abstimmenWie werden ERP, Buchhaltung, Fakturierung und die zugelassene Plattform miteinander verbunden?
4. 4Abläufe umsetzen und testenWie werden Rechnungsstatus, Zurückweisungen, Ablehnungen, Korrekturen, „e-reporting“ und Zuständigkeiten künftig gehandhabt?

Software und Plattform wählen selbstverständlich Sie. Wo beides die Buchhaltung und die Umsatzsteuer berührt, liefern wir die Angaben, die die Entscheidung leichtmachen: was das Format erzeugen muss, was die Plattform können muss und was vor dem Anschluss bereitstehen sollte.

Die Frist, die zuerst zählt: die Empfangsfähigkeit zum 1. September 2026. Sie gilt unabhängig von der Unternehmensgröße, und maßgeblich sind die Vorlaufzeiten der Softwarehersteller und der Plattformen, nicht die der Verwaltung.