Betriebsprüfung

Die Prüfung beginnt mit einer Datei.

Q: Wie lange sind die Dateien aufzubewahren?

Bücher, Aufzeichnungen und Belege sind nach article L. 102 B du livre des procédures fiscales sechs Jahre aufzubewahren, nach article L. 123-22 du code de commerce zehn Jahre. In der Praxis richtet sich die Archivierung nach der längeren Frist.

Wer in Frankreich eine EDV-gestützte Buchführung führt, übergibt dem Prüfer zu Beginn der Prüfung eine Kopie sämtlicher Buchungen – in einem Format, das der Gesetzgeber bis auf den Feldnamen festlegt. Achtzehn Felder, ein normierter Dateiname, eine einzige Sortierung.

Die achtzehn Felder ansehen

Eine saubere FEC-Datei entsteht nicht am Vorabend der Prüfung.

Die Datei der Buchungssätze („fichier des écritures comptables“, kurz FEC) ist die elektronische Kopie aller Buchungen eines Geschäftsjahres. Die Pflicht steht in article L. 47 A, I du livre des procédures fiscales: Die EDV-Buchführung wird durch Übergabe dieser Datei vorgelegt, und zwar zu Beginn der Prüfungshandlungen.

Das Format bestimmt nicht die Software. article A. 47 A-1 desselben Buches legt die Felder fest, ihre Reihenfolge, den Dateinamen und die zulässigen Zeichensätze. Ein Tabellenexport aus der Finanzbuchhaltung erfüllt die Anforderung nicht, auch wenn dieselben Zahlen darin stehen.

Hier liegt der Unterschied zur deutschen Praxis, und er überrascht regelmäßig: Bei einer Datenüberlassung nach den GoBD gibt das Buchführungssystem vor, wie der Datenträger aussieht. In Frankreich gibt der Staat es vor. Was das System nicht liefert, muss im Customizing entstehen.

Für eine französische Tochter, die aus Deutschland gesteuert wird, ist die Hürde selten fachlich. Sie liegt in der Kette: Konzern-ERP, hauseigener Kontenplan, deutschsprachige Buchungstexte, eine Belegnummerierung nach der Logik der Zentrale. Die Datei legt all das auf einen Schlag offen.

Prüfen lässt sich das vorher. Die FEC-Datei kann für ein abgeschlossenes Geschäftsjahr erzeugt und geprüft werden, lange bevor eine Prüfungsanordnung kommt.

Die achtzehn Felder in ihrer Reihenfolge

Pflichtfelder der FEC-Datei für Handelsgesellschaften, die dem „plan comptable général“ unterliegen
Nr.	Feld	Inhalt
1	JournalCode	Journalschlüssel der Buchung
2	JournalLib	Bezeichnung des Journals
3	EcritureNum	Fortlaufende Buchungsnummer
4	EcritureDate	Buchungsdatum
5	CompteNum	Kontonummer
6	CompteLib	Kontobezeichnung
7	CompAuxNum	Nummer des Nebenkontos
8	CompAuxLib	Bezeichnung des Nebenkontos
9	PieceRef	Belegreferenz
10	PieceDate	Belegdatum
11	EcritureLib	Buchungstext
12	Debit	Betrag im Soll
13	Credit	Betrag im Haben
14	EcritureLet	Auszifferungskennzeichen
15	DateLet	Datum der Auszifferung
16	ValidDate	Datum der Festschreibung
17	Montantdevise	Betrag in Fremdwährung
18	Idevise	Währungskennung

Die Reihenfolge gilt so, wie die Verordnung sie aufzählt. Beträge stehen im Soll und im Haben, ohne Vorzeichen. Datumsangaben werden als JJJJMMTT geschrieben, ohne Trennzeichen.

Dateiname, Format, Zeichensatz

Eine Datei je GeschäftsjahrSämtliche Buchungen aus allen Journalen eines Jahres stehen in einer einzigen Datei, sortiert nach dem Zeitpunkt der Festschreibung.
Ein normierter NameSirenFECJJJJMMTT, wobei JJJJMMTT der Abschlussstichtag ist. Für ein Geschäftsjahr mit Stichtag 31. Dezember 2026 und die SIREN 908368616 heißt die Datei 908368616FEC20261231.
Zwei FormatfamilienEine flache Datei mit Tabulator oder dem Zeichen „|“ als Spaltentrenner, oder eine XML-Struktur. Zulässige Zeichensätze sind ASCII, ISO 8859-15 und Unicode UTF-8.

Woran eine Datei scheitert

Leere oder automatische TexteEcritureLib und CompteLib müssen etwas aussagen. „Buchung“, „Diverses“ oder ein interner Schlüssel sagen niemandem etwas.
Eine Nummerierung mit LückenEcritureNum läuft fortlaufend. Lücken und Doppelvergaben gehören zu den ersten Punkten, die geprüft werden.
Halbe AuszifferungEcritureLet und DateLet gehören zusammen. Eine Auszifferung ohne Datum, oder ein Datum ohne Auszifferung, fällt sofort auf.
Ein KonzernkontenplanCompteNum folgt dem „plan comptable général“. Eine Zuordnung, die erst bei der Konsolidierung stattfindet und nicht in der französischen Buchhaltung, ist in der Datei ablesbar.
Nachträglich festgeschriebene BuchungenValidDate ist das Datum der Festschreibung, weder das der Erfassung noch das des Abschlusses. Ein ganzes Jahr, an einem einzigen Tag festgeschrieben, führt zu einer Rückfrage.

Das Bußgeld und wie es sich rechnet

Wird die Buchführung nicht im geforderten Format vorgelegt, greift article 1729 D du code général des impôts. Das Bußgeld beträgt 5.000 Euro oder, wenn es im Fall einer Berichtigung höher ausfällt, 10 Prozent der festgesetzten Mehrsteuer. Es gilt je geprüftem Geschäftsjahr: Bei drei Jahren fällt es dreimal an.

Eine übergebene, aber nicht konforme Datei zählt wie eine nicht übergebene. Die Trennlinie verläuft also nicht zwischen „geliefert“ und „nicht geliefert“, sondern zwischen auswertbar und nicht auswertbar.

Wer was macht

Bei Ihnen

Zugang zum Buchhaltungssystem und zu seinen Exportfunktionen
Die Entscheidung über Änderungen am Customizing
Der Draht zu Ihrem IT-Dienstleister
Die Datei über die gesetzliche Dauer aufbewahren

FRADECO

Format, Pflichtfelder und Plausibilität der Datei prüfen
Gegen Saldenliste und Jahresabschluss abgleichen
Benennen, was im Customizing nachzuziehen ist
Die Datei aus der laufenden Buchführung erstellen, wenn wir sie führen
Die Prüfung begleiten und den Schriftwechsel führen

Unser Teil

Die Prüfung der Datei in vier Schritten.

1Die Datei im Ruhezustand erzeugenFür das zuletzt abgeschlossene Geschäftsjahr, aus dem System, das tatsächlich im Einsatz ist, mit den Rechten, die heute vergeben sind.
2Die Struktur prüfenFelder vorhanden und in der Reihenfolge, Dateiname, Zeichensatz, Trennzeichen, Format der Datums- und Betragsangaben.
3Den Inhalt prüfenLückenlose Nummerierung, Ausgleich von Soll und Haben je Buchung und je Jahr, Übereinstimmung mit der Summen- und Saldenliste und mit dem eingereichten Steuerbilanzpaket („liasse fiscale“).
4An der Quelle korrigierenWas fehlt, wird im Customizing und in den Erfassungsgewohnheiten geregelt, nicht in einer nachbearbeiteten Exportdatei.

Die Wahl der Software liegt selbstverständlich bei Ihnen. Wir führen die französische Buchhaltung so, dass die Datei am Ende stimmt, prüfen sie vor der Prüfung und führen den Schriftwechsel, wenn die Verwaltung sie anfordert.

Der sinnvolle Zeitpunkt: einmal nach jedem Abschluss. Die Datei wird zu Beginn der Prüfung verlangt, und die Anordnung kommt selten mit komfortablem Vorlauf.

Häufige Fragen

Was uns zur FEC-Datei gefragt wird.

Die Antworten betreffen die typischen Lagen französischer Töchter ausländischer Gruppen. Ein Einzelfall gehört immer für sich angesehen.

Pflicht

Wer muss eine FEC-Datei erzeugen?

Jedes Unternehmen, das zur Vorlage von Buchführungsunterlagen verpflichtet ist und seine Buchhaltung mit EDV führt. Rechtsform und Größe spielen keine Rolle: Eine SAS mit drei Beschäftigten ist genauso betroffen wie ein börsennotierter Konzern.

Wann wird die Datei verlangt?

Zu Beginn der Prüfungshandlungen. Mit der Übergabe der Kopie gilt die EDV-Buchführung als vorgelegt; die praktische Abwicklung wird mit der Prüfungsstelle abgestimmt.

Reicht eine Buchhaltung in der Tabellenkalkulation?

Eine Tabellenkalkulation ist ein EDV-System, die Pflicht gilt also. Nur erzeugt eine Arbeitsmappe nicht von selbst achtzehn Felder in der vorgeschriebenen Reihenfolge, mit fortlaufender Nummer und Festschreibungsdatum. Hier klafft der Abstand zwischen Vorhandenem und Verlangtem am weitesten.

Die Buchhaltung läuft in Deutschland auf dem Konzern-ERP. Ändert das etwas?

Die Pflicht trifft die Buchführung der französischen Gesellschaft, unabhängig davon, wo das System steht. Was sich ändert, sind die Fristen: Ein konformer Export aus einem Konzern-ERP führt meist über das Team, das es betreut, und solche Anforderungen sind selten an einem Tag erledigt.

Format

Muss die Datei auf Französisch sein?

Die Feldbezeichnungen sind die der Verordnung. Beim Inhalt gilt: Konten- und Buchungstexte müssen verständlich bleiben. Deutschsprachige Texte in der Buchhaltung einer französischen Gesellschaft führen zu Rückfragen, und Rückfragen verlängern die Prüfung.

Welche Formate und Zeichensätze sind zugelassen?

Eine flache Datei, deren Spalten durch einen Tabulator oder durch das Zeichen „|“ getrennt sind, oder eine XML-Struktur. Zulässige Zeichensätze sind ASCII, ISO 8859-15 und Unicode UTF-8. Datumsangaben werden als JJJJMMTT geschrieben, ohne Trennzeichen.

Darf man eine FEC-Datei nach dem Export korrigieren?

Wer die Datei von Hand nachbearbeitet, legt etwas anderes vor als seine Buchführung. Abweichungen gehören in der Buchhaltung und im Customizing korrigiert, danach wird neu exportiert.

In der Praxis

Was passiert, wenn die Datei zurückgewiesen wird?

Eine nicht konforme Datei gilt als nicht vorgelegt. Das Bußgeld nach article 1729 D du code général des impôts greift, und der Prüfer kann auf andere Beweismittel zurückgreifen. Die Konformität gehört deshalb vor die Prüfungsanordnung.

Rechnet sich das Bußgeld je Prüfung oder je Geschäftsjahr?

Je Geschäftsjahr. Eine Prüfung über drei Jahre kann dreimal 5.000 Euro auslösen, oder jeweils 10 Prozent der festgesetzten Mehrsteuer, falls dieser Betrag höher liegt.

Wie lange sind die Dateien aufzubewahren?

Bücher, Aufzeichnungen und Belege sind nach article L. 102 B du livre des procédures fiscales sechs Jahre aufzubewahren, nach article L. 123-22 du code de commerce zehn Jahre. In der Praxis richtet sich die Archivierung nach der längeren Frist.

Hat die FEC-Datei mit der E-Rechnung zu tun?

Es sind zwei getrennte Vorhaben, die auf denselben Stammdaten aufsetzen. Eine Buchhaltung mit sauberen Kontonummern, Belegreferenzen und Kundenkennungen liefert eine auswertbare FEC-Datei und lässt sich leichter an eine zugelassene Plattform anbinden. Den Fahrplan der Reform finden Sie auf unserer Seite E-Rechnung in Frankreich.

Das gehört dazu

Die Datei entsteht in der Buchhaltung und wird in der Prüfung gebraucht. Zwei Leistungen berühren das unmittelbar.

Buchhaltung

Buchführung nach dem „plan comptable général“, Journale und Buchungstexte im Customizing, Abschluss und Steuerbilanzpaket.

Zur Leistung

Steuerberatung

Begleitung während der Prüfung, Antworten auf die Anfragen der Behörde und Umgang mit Berichtigungsvorschlägen.