Contrôle fiscal

La vérification commence par un fichier.

Depuis 2014, l’entreprise qui tient une comptabilité informatisée remet au vérificateur, dès le début des opérations, une copie de ses écritures dans un format imposé. Dix-huit champs, un nom de fichier normé, un seul ordre de tri. Ce que contient ce fichier décide du ton des semaines qui suivent.

Voir les dix-huit champs

Un FEC conforme ne se fabrique pas la veille du contrôle.

Le fichier des écritures comptables, le « FEC », est la copie dématérialisée de toutes les écritures d’un exercice. L’obligation figure au I de l’article L. 47 A du livre des procédures fiscales : la comptabilité informatisée se présente par la remise de ce fichier, au début des opérations de contrôle.

Le format n’est pas laissé au logiciel. L’article A. 47 A-1 du même livre fixe les champs, leur ordre, le nom du fichier et les encodages admis. Un export « comptabilité générale » au format tableur ne répond pas à la demande, même lorsqu’il contient exactement les mêmes chiffres.

C’est le point que l’on sous-estime. Un export, c’est ce que le système veut bien produire ; le FEC est un fichier défini. Ce que le système ne fournit pas doit être construit dans le paramétrage.

Pour une filiale française pilotée depuis l’Allemagne, la difficulté est rarement comptable. Elle vient de la chaîne : un ERP de groupe, un plan de comptes maison, des libellés rédigés en allemand, une numérotation des pièces qui suit la logique du siège. Le fichier met tout cela au jour d’un coup.

Reste qu’il se teste. Le FEC peut être produit et vérifié à froid, sur un exercice clos, sans attendre l’avis de vérification.

Les dix-huit champs, dans l’ordre

Champs obligatoires du fichier des écritures comptables pour les sociétés commerciales relevant du plan comptable général
N°	Champ	Contenu
1	JournalCode	Code journal de l’écriture
2	JournalLib	Libellé du journal
3	EcritureNum	Numéro sur une séquence continue
4	EcritureDate	Date de comptabilisation
5	CompteNum	Numéro de compte
6	CompteLib	Libellé du compte
7	CompAuxNum	Numéro de compte auxiliaire
8	CompAuxLib	Libellé du compte auxiliaire
9	PieceRef	Référence de la pièce justificative
10	PieceDate	Date de la pièce justificative
11	EcritureLib	Libellé de l’écriture
12	Debit	Montant au débit
13	Credit	Montant au crédit
14	EcritureLet	Lettrage de l’écriture
15	DateLet	Date du lettrage
16	ValidDate	Date de validation de l’écriture
17	Montantdevise	Montant en devise
18	Idevise	Identifiant de la devise

L’ordre compte : les champs se suivent tels que l’arrêté les énumère. Les montants figurent au débit et au crédit, sans signe. Les dates s’écrivent AAAAMMJJ, sans séparateur.

Le nom du fichier, le format, l’encodage

Un fichier par exerciceToutes les écritures de tous les journaux d’un exercice figurent dans un fichier unique, classées par ordre chronologique de validation.
Un nom norméSirenFECAAAAMMJJ, où AAAAMMJJ est la date de clôture. Pour un exercice clos le 31 décembre 2026 et le SIREN 908368616, le fichier s’appelle 908368616FEC20261231.
Deux familles de formatFichier à plat, colonnes séparées par une tabulation ou par le caractère « | », ou fichier structuré en XML. Les encodages admis sont l’ASCII, l’ISO 8859-15 et l’Unicode UTF-8.

Ce qui fait échouer un fichier

Des libellés vides ou automatiquesEcritureLib et CompteLib doivent dire quelque chose. « Écriture », « Divers » ou une référence interne ne renseignent personne.
Une numérotation qui sauteEcritureNum suit une séquence continue. Les trous et les doublons font partie des premiers points regardés.
Le lettrage à moitiéEcritureLet et DateLet vont ensemble. Un lettrage sans date, ou une date sans lettrage, se remarque immédiatement.
Un plan de comptes de groupeCompteNum suit le « plan comptable général ». Un mapping opéré au moment de la consolidation, et non dans la comptabilité française, se lit dans le fichier.
Des écritures validées après coupValidDate est la date de validation, ni celle de la saisie ni celle de la clôture. Un exercice entier validé le même jour appelle une question.

L’amende, et la façon dont elle se compte

Le défaut de présentation dans le format requis est sanctionné par l’article 1729 D du code général des impôts. L’amende s’élève à 5 000 euros ou, en cas de rectification et si le montant est supérieur, à 10 % des droits mis à la charge du contribuable. Elle s’applique par exercice vérifié : sur trois exercices, elle se compte trois fois.

Un fichier remis mais non conforme est traité comme un fichier non remis. La ligne de partage ne passe donc pas entre « fourni » et « non fourni », mais entre « exploitable » et « inexploitable ».

Qui fait quoi

Chez vous

L’accès au système comptable et à ses fonctions d’export
Les décisions de paramétrage
Le lien avec votre prestataire informatique
Conserver le fichier pendant la durée légale

FRADECO

Contrôler le format, les champs obligatoires et la cohérence du fichier
Le rapprocher de la balance et des comptes annuels
Dire ce qu’il faut reprendre dans le paramétrage
Produire le fichier depuis la comptabilité courante, lorsque nous la tenons
Accompagner le contrôle et mener les échanges avec l’administration

Notre part

La mise au point en quatre étapes.

1Produire le fichier à froidSur le dernier exercice clos, depuis le système réellement utilisé, avec les droits d’accès dont vous disposez aujourd’hui.
2Contrôler la structureChamps présents et dans l’ordre, nom du fichier, encodage, séparateur, format des dates et des montants.
3Contrôler le fondContinuité de la numérotation, équilibre du débit et du crédit par écriture puis par exercice, cohérence avec la balance et avec la « liasse fiscale » déposée.
4Corriger à la sourceCe qui manque se règle dans le paramétrage et dans les habitudes de saisie, pas dans un fichier retouché après export.

Le choix du logiciel vous revient naturellement. Nous tenons la comptabilité française de sorte que le fichier soit juste au bout du compte, nous le contrôlons avant la vérification et nous menons les échanges lorsque l’administration le réclame.

Le moment utile : après chaque clôture, une fois. Le fichier se demande au début de la vérification, et l’avis arrive rarement avec un préavis confortable.

Questions fréquentes

Ce que l’on nous demande sur le FEC.

Les réponses portent sur les situations les plus courantes des filiales françaises de groupes étrangers. Un cas particulier mérite toujours d’être examiné pour lui-même.

Obligation

Qui doit produire un FEC ?

Toute entreprise tenue de présenter des documents comptables et qui tient sa comptabilité au moyen de systèmes informatisés. La forme juridique et la taille n’entrent pas en ligne de compte : une SAS de trois personnes est concernée comme un groupe coté.

À quel moment le fichier est-il demandé ?

Au début des opérations de contrôle. La remise de la copie vaut présentation de la comptabilité informatisée, et les modalités pratiques de cette remise se règlent avec le service vérificateur.

Une comptabilité tenue sur tableur suffit-elle ?

Un tableur est un système informatisé, donc l’obligation s’applique. Mais un classeur de travail ne produit pas spontanément les dix-huit champs dans l’ordre, avec une numérotation continue et une date de validation. C’est la situation où l’écart entre ce qui existe et ce qui est demandé est le plus grand.

La comptabilité est tenue en Allemagne sur l’ERP du groupe. Cela change-t-il quelque chose ?

L’obligation porte sur la comptabilité de l’entité française, quel que soit le lieu où tourne le système. Ce qui change, ce sont les délais : obtenir un export conforme depuis un ERP de groupe suppose souvent de passer par l’équipe qui l’administre, et ces demandes ne se traitent pas en une journée.

Format

Le fichier doit-il être en français ?

Les intitulés des champs sont ceux de l’arrêté. Pour le contenu, les libellés de comptes et d’écritures doivent rester compréhensibles : un libellé en allemand dans la comptabilité d’une société française expose à des demandes d’explication qui allongent le contrôle.

Quels formats et quels encodages sont acceptés ?

Un fichier à plat dont les colonnes sont séparées par une tabulation ou par le caractère « | », ou un fichier structuré en XML. Les encodages admis sont l’ASCII, l’ISO 8859-15 et l’Unicode UTF-8. Les dates s’écrivent AAAAMMJJ, sans séparateur.

Peut-on corriger un FEC après l’avoir exporté ?

Retoucher le fichier à la main revient à présenter autre chose que la comptabilité. Les écarts se corrigent dans la comptabilité et dans le paramétrage, puis le fichier est exporté de nouveau.

En pratique

Que se passe-t-il si le fichier est refusé ?

Un fichier non conforme est traité comme une absence de présentation. L’amende de l’article 1729 D du code général des impôts s’applique, et le vérificateur peut recourir aux autres modes de preuve. Mieux vaut donc traiter la conformité avant l’avis de vérification.

L’amende se calcule-t-elle par contrôle ou par exercice ?

Par exercice. Un contrôle qui porte sur trois exercices expose à trois amendes de 5 000 euros, ou à 10 % des droits mis à la charge du contribuable si ce montant est supérieur.

Combien de temps faut-il conserver les fichiers ?

Les livres, registres et pièces justificatives se conservent six ans au titre de l’article L. 102 B du livre des procédures fiscales, et dix ans au titre de l’article L. 123-22 du code de commerce. Dans les faits, c’est la durée la plus longue qui commande l’archivage.

Le FEC a-t-il un lien avec la facturation électronique ?

Les deux dispositifs sont distincts, mais ils s’appuient sur les mêmes données de base. Une comptabilité dont les numéros de compte, les références de pièces et les identifiants clients sont propres produit un FEC exploitable et se raccorde plus facilement à une plateforme agréée. Le calendrier de la réforme est détaillé sur notre page facturation électronique.

Ce qui va avec

Le fichier sort de la comptabilité et sert au contrôle. Les deux prestations qui touchent directement à ce sujet.

Expertise comptable

Tenue selon le plan comptable général, paramétrage des journaux et des libellés, clôture et liasse fiscale.

Voir la prestation

Conseil fiscal

Accompagnement pendant la vérification, réponses aux demandes du service et suivi des propositions de rectification.